Gode råd for ledelse i 2022. Del 3: Å lede med varme <3

Vi i Østlyng&Bjerke tror det er tre ting ledere bør fokusere på i 2022 for å skape resultater og opprettholde produktiviteten det neste året og fremover. Det ene er evnen til å forstå og tolke omgivelsene sine på en måte som gjør at de kan prioritere riktige de riktige oppgavene og finne rett måte å løse de på. Det andre er å bygge en motstandsdyktig og fleksibel organisasjon. Det tredje er å lede med varme. Denne uken tar vi for oss hvorfor du bør, - og hvordan du kan lede med varme.

Del 1: Å navigere i en usikker situasjon
Del 2: Bygg en motstandsdyktig og fleksibel organisasjon

Ledere har gjennomgått flere faser i denne pandemien. Den første fase handlet om kriseledelse, mobilisering og frykt for smitte. Andre fase har vært knyttet til omstilling, hjemmekontor og å etablere et arbeidsrom i en unntakstilstand. Gjennom denne fasen har vi fått nye ord som teknostress og zoomfatigue. Fjernledelse har blitt et nært begrep og gjemmekontor har blitt noe arbeidsgivere er stolt av å tilby. Selv om vi har funnet mange midlertidige gode løsninger, jobber vi oss stadig gjennom arbeidsoppgavene med pusten i halsen i frykt for at vi skal gå inn i en ny «lock down» og nok en gang måtte reorganisere hele arbeidshverdagen.

Vi mennesker er godt rustet til å takle kriser. Fra biologiens side mobiliserer vi naturlig i ekstreme situasjoner og vi får krefter og endringsevner vi ikke visste vi hadde. Nå befinner vi oss derimot i en fase som populært kalles for utbrentfasen. Det vil si at hvis man i lang tid opplever at den energien og innsatsen man legger ned ikke fører noen sted, så vil man gradvis oppleve økt matthet og en følelse av hjelpesløshet, og til slutt bli utbrent. Mange er slitne av å sjonglere hjemmekontor og hjemmeskole, og omorganisere livet sitt etter nasjonal smitte eller lokal smitte. Usikkerheten rundt situasjonen fører gradvis til at vi slutter å se fremover og planlegge, og begynner å eksistere fra dag til dag.

Det er utrolig mange ledere der ute som har stått på som noen helter de siste to årene. De har mobilisert langt over evne og hatt flere arbeidstimer enn det finnes timer i døgnet. Noen ledere har vært duracellkaniner for å få løst alle oppgavene som venter, noen har fokusert på de overordnede systemene, og noen har vært opptatt av å kunne følge opp alle medarbeiderne godt, gjerne med timeslange samtaler på teams for å erstatte den manglende kaffepraten. De fleste gjør alt dette samtidig.

Mange ledere opplever også at til tross for den iherdige innsatsen de gjør, er resultatet stadig mer umotiverte og slitne medarbeidere. Hvordan skal du som leder kunne motivere dine ansatte da, uten å selv miste motet. Vi har samlet noen tips fra forskning og håper vi kan bidra til å støtte den allerede flotte jobben dere gjør gjennom 2022!

Begynn med deg selv

Det kjente ordtaket: «Ta selv på deg masken før du hjelper ditt barn» gjelder også i denne situasjonen. Kjenner du selv at du begynner å miste motivasjonen, eller blir overfokusert på oppgaver eller utvikling må du vise egenomsorg før du kan hjelpe dine medarbeidere. Forskning har vist at å fokusere på å forberede hjernen vår til å fokusere på det som er bra og på utvikling, så vil vi lykkes bedre enn om vi fokuserer på det som er vanskelig. En øvelse du kan gjøre to minutt hver dag (i bilen på vei til jobb fungerer for meg) er følgende. Tenk gjennom:

• I dag skal jeg fokusere på…
• I dag er jeg takknemlig for…
• I dag vil jeg legge bort….

Vær konkret og spesifikk.

Nå er du primet og klar for å være en rollemodell og du kan begynne å jobbe med medarbeiderne.

Hybride løsninger

Hjemmekontor har komme for å bli og det vil kreve en fase med eksperimentering før man finner en modell som ivaretar balansegangen mellom den enkeltes behov og virksomhetens krav. Begynn med å lage et sett med prinsipper i fellesskap slik at dere ivaretar helheten, men ikke lag mange detaljerte regler som blir vanskelig å følge opp. La deretter medarbeiderne få teste ut løsninger som fungerer for dem og som gjør at de arbeider godt individuelt og med teamet. Bli enig om at dere sammen evaluerer og forbedrer løsningen jevnlig i starten slik at du som leder blir i stand til å ivareta den enkelte samtidig som du kan endre på løsningen underveis dersom oppgavene krever det.

Tilbakemeldinger og oppfølging i fjernledelse

Å gi tilbakemelding er vanskelig når vi kan møtes, men er mye vanskeligere når vi skal fjernlede. Du mister den daglige avsjekken som gir deg en «hunch» på hvordan det ligger an og du aner ikke lenger hva som egentlig skjer eller hvordan det egentlig går med medarbeideren og oppgavene som skal gjøres. Da kan vi fort ende opp med å trekke litt for kjappe konklusjoner som fører til misforståelser og frustrasjon. Gå derfor alltid inn i en samtale med en innstilling om at du ikke vet alt og spør på en nysgjerrig måte før du gir en tilbakemelding. Når du kjenner at du har et godt bilde av situasjonen, kan det å gi tydelige og konkrete tilbakemeldinger, men på en sensitiv måte, hjelpe medarbeiderne dine å fokusere på budskapet, selv om de sitter fysisk unna deg. Konkrete tilbakemeldinger er lett og forstå og peker på muligheter fremfor utfordringer. Slike tilbakemeldinger gir medarbeiderne en mulighet til å forbedre seg i en ellers stressende hverdag. Vage tilbakemeldinger der medarbeiderne selv må bruke tid på å dekode budskapet og prøve seg frem i et landskap uten retning vil kreve mye energi og være kontraproduktivt.

Oppfølging er en annen vanskelig ting når man skal fjernlede. Hvis noen ikke svarer deg, eller sier ja men ikke gjør det, hvordan skal du lykkes i å nå dem og motivere dem? Mange sitter i teams møter hele dagen og opplever at det kan være utfordrende å skulle håndtere alle mailene som kommer. Det er ikke sikkert det er vond vilje som gjør at mailene ikke blir fulgt opp. Sørg for å ha en positiv tone så er mye gjort, og hjelp gjerne til med å komme med forslag til enkle løsninger. Slik får mottakeren gjennomført oppgaven de skal løse på enklest mulig vis og samtidig komme ut av det med æren i behold.

Onboarding av nye medarbeidere har mange fått lov å prøve seg på i pandemien. Det som er sikkert er at alt det som vanligvis går av seg selv, som å skape nye relasjoner og forstå kulturen ikke lenger kommer av seg selv. Sørg for at de nye medarbeiderne har alt de trenger slik at de kan begynne raskt, og introduser de gjerne for andre kolleger. Prøv å være konkret rundt normer og det man trenger å vite uformelt, fra hvordan man kler seg til hvor mange timer det er normen at man jobber (ikke det som står i stillingsbeskrivelsen). I tillegg så kan du som leder tilrettelegge for sosiale arenaer digitalt som bidrar til å bygge relasjoner til tross for at man ikke kan møtes.

Tips:

• ‍«Walk&Talk» på telefon kan gi bedre flyt og fokus enn å sitte på teams foran skjerm.
• ‍Gi tilbakemelding på arbeidsrelaterte oppgaver i enerom, gi ros i plenum og gi anerkjennelse for innsats uansett
• ‍Sosiale events kan også gjennomføres via digitale medier, eks. multiplayer spill, quiz eller uformelle konkurranser, a la kahoot.

Skill mellom empati og omsorg

Vi snakker ofte om empatisk eller relasjonell ledelse i Norge, ofte brukt om de vi opplever som gode ledere og som leder på «riktig» måte ut fra norske tradisjoner og normer. Det kan være vanskelig å balansere empati og omsorg med å skape resultater og sikre fremdrift, og ikke bare i ekstreme situasjoner. Det kan derfor være greit å rydde i begrep og atferd når vi skal snakke om hva det betyr å lede med varme slik at man kan holde verdiene sine på rett plass uten å tynges av dårlig samvittighet når man skal lede godt. Vi skiller mellom sympati, empati og omsorg.

Empati på fagspråket betyr ikke bare å være relasjonell, det betyr evnen til å kunne føle hva andre føler og føle med dem og forstå dem. Sympati, på den andre siden betyr at man føler synd på noen eller føler for noen. I sympati stiller man seg på utsiden av den personen det gjelder og betrakter den andre fra sitt eget perspektiv, mens man i empati står på likefot med dem man snakker til, setter seg inn i skoene til den andre og opplever de følelsene de opplever. Der den som har det vondt kan oppleve sympati som nedverdigende, vil empati kunne oppleves som støttende.

Empati har derfor vært å foretrekke i relasjonell ledelse fremfor sympati. Det er mer tillitsskapende og skaper et tettere bånd mellom mennesker. Men empatisk ledelse kan også være vanskelig og noen ganger fullstendig utmattende, spesielt hvis det skal utøves via skjerm. Empati handler om å kunne speile andres følelser og kan hindre oss i å ta beslutninger når det trengs fordi vi kan bli redd for å såre andre eller oppleves som at vi ikke tar hensyn til andres følelser. En annen side av empatisk ledelse er også balansen mellom å ha et relasjonelt bånd og å bruke det relasjonelle båndet til å presse medarbeiderne til å gå på tvers av egne verdier og gjennomføre oppgaver de ikke har tid eller kapasitet til. Som leder må man også evne å se det store bildet og balansere empati og fremdrift.

Gode ledere lykkes med å skape resultat gjennom å vise omsorg. Å vise omsorg handler om evnen til å sette seg inn i og vise forståelse for situasjonen til medarbeiderne, men deretter ta et steg unna empatien og spørre oss selv hva vi kan gjøre for å støtte medarbeidere som har det tøft og som kjenner på matthet og demotivasjon. Som leder er det viktig å stille spørsmål rundt medarbeiderens situasjon og se hva man konkret kan hjelpe med og gi gode råd.

Tips: Møt medarbeideren med en åpen og nysgjerrig holdning. Prøv å pakke ut hva medarbeideren egentlig mener ved å bruke aktiv lytting (google begrepet hvis du ikke kjenner til det fra før). Her må du som leder kunne balansere samtalen slik at den dreier seg i størst grad om arbeidssituasjonen eller det som har direkte påvirkning på den. I tillegg må du være sensitiv for medarbeiderens personlige grenser for hva de er komfortable med å dele. Etter du har pakket ut situasjonen nok, kan du løfte frem noen muligheter til konkrete løsninger og invitere til å reflektere rundt mulige utfall. Sørg for at medarbeideren selv tar valget og ansvaret for gjennomføringen, men vis gjerne at du er til stede dersom medarbeideren trenger støtte eller råd i gjennomføringen.

Vi mener at å lede med varme innebærer å være empatisk, i kombinasjon med en rasjonell evne og villighet til å handle, gjennom å vise omsorg i kombinasjon med god oppfølging og tilbakemelding. På den måten kan man som leder lykkes med å motivere og legge til rette for at medarbeiderne kan være i stand til å prestere og yte sitt beste i den situasjonen som vi er i sammen.

Vi ønsker dere alt godt for det nye året og heier på dere! Vi setter pris på den innsatsen dere gjør.

Takk til Sebastian Thorp, Terje Østlyng, Gjermund Nyseter og Hedda Ulvin-Engh for sparring og feedback

Kilder:

• «Hva skal til for å lykkes med den nye normalen?» av Nils Brede Moe
• «Giving critical feedback is even harder remotely” by Therese Huston
• “This two-minute morning practice will make your day better” by Neil Pasricha
• “How to follow up with someone’s who’s not getting back to you” by Rebecca Zucker
• Brené Brown om forskjellen på empati og sympati: https://www.youtube.com/watch?v=1Evwgu369Jw
• «Connect with Empathy, But Lead with Compassion» by Rasmus Hougaard, Jacqueline Carter and Marissa Afton
• «How to become a better listener” by Robin Abrahams and Boris Groysberg

‍